Передаем заявки с сайта напрямую в ПланФикс: настройка интеграции

В процессе обсуждения задач внедрения Техническое задание (ТЗ) несколько раз перерабатывалось и уточнялось. Вот итоговая логика работы:

1. Все заявки с форм обратной связи сайта должны попадать в ПланФикс в отдельный Дашборд.
2. На сайте клиента существует 2 типа заявок – заявки на обучение и общие. В ПланФикс заявка должна попадать определенному сотруднику, в зависимости от того, какой тип заявки был отправлен.
3. Заявки любого типа могут принимать статусы: Неразобранное, В работе, Принято менеджером, Успешно завершенная, Отклоненные.
4. Если пришла заявка, то смотрим:
         a. Заявка от компании, которая уже есть в базе ПланФикс:
   
    — и по компании есть Ответственный, то обрабатывать заявку должен назначенный  Ответственный (за исключением заявок по обучению) и она сразу попадает в статус Принято менеджером.Заявка не может быть переведена в статус Принято менеджером, если компания не заведена в базу ПланФикс и по ней не назначен Ответственный. Перевести заявку в статус «Принято менеджером» может только Ответственный по компании менеджер.
   
   — и по компании нет Ответственного, то заявку сначала должен обработать специальный сотрудник, затем должен быть назначен Ответственный по компании. Назначенный Ответственный далее обрабатывает заявку (за исключением заявок по обучению).
   
         b. Заявка от новой компании, то заявку сначала должен обработать специальный сотрудник, затем должен быть назначен Ответственный. Ответственный добавляет компанию в базу ПланФикс и далее обрабатывает заявку.
5. Все заявки по обучению обрабатывает специальный сотрудник.
   
6. При поступлении заявок Исполнителю по заявке должно уходить письмо на электронную почту с определенной текстовкой. Также уведомления должен получать Ответственный по компании.

Перед тем как приступить непосредственно к настройкам в ПланФикс мы структурировали все формы заявок с сайта и привели их в порядок – разбили по группам, актуализировали поля форм, во все формы добавили поле «Название юр. лица», так как в дальнейшем эта сущность использовалась нами для реализации мэтчинга между Названием компании из заявки и Названием компании в базе ПланФикс.

Поскольку у клиента уже был аккаунт ПланФикса мы попросили завести еще одного сотрудника с правами Администратора и выдать нам доступ. Дальнейшие работы проводили с этого аккаунта.

1. Создали отдельный Процесс задач под нашу задачу, чтобы не затронуть остальные рабочие процессы ПланФикса.
2. Разработали Шаблон задачи для поступающих заявок. Заявка в нашем случае = Задача (персональные данные заблюрены):
   

   

3. Создали отдельную канбан-доску со статусами Неразобранное, В работе, Принято менеджером, Успешно завершенная, Отклоненные.
4. Через API ПланФикса разработали скрипт, который передает заявки с сайта напрямую в ПланФикс по логике из ТЗ. Ключевым моментом было разработать алгоритм, который бы распознавал какой клиент отправил заявку – новый или существующий. И на основе этого определить, кто станет Исполнителем по заявке (задаче). В результате был разработан скрипт, который производит сверку данных из заявки с данными в базе ПФ по 3 параметрам:
        - Название юр. лица
        - Телефон
        - Электронная почта
   
   Пример формы заявки на сайте:
   
   Скрипт разработан таким образом, что учитывает в отправленных заявках определенный % опечаток, наличие или отсутствие организационно-правовой формы в названии юр. лица и т. д. Записи Компаний в базе ПланФикс унифицированы по единому стандарту, а заявки с сайта отправляют живые люди, поэтому не всегда все данные из заявки на 100% могут совпасть с данными базы ПФ, а фактически это может быть уже существующий клиент.

5.   Для перевода заявки в статус «Принято менеджером» настроили проверку условий –  перевести заявку в данный статус может только Ответственный по компании менеджер.

6.   Настроили уведомления на электронную почту Исполнителям и Ответственным     согласно логике распределения заявок. Примеры писем на электронную почту (персональные данные заблюрены):

По ссылкам из письма на почте сотрудник может напрямую перейти в созданную задачу в ПланФикс, а также посмотреть Контрагента, что делает процесс обработки заявки невероятно удобным.

В итоге получили красивую функциональную канбан-доску, с которой сейчас работает клиент в ПланФиксе (персональные данные заблюрены):

Благодаря внедрению данного функционала в ПланФикс обработка заявок с сайта стала для клиента значительно удобнее. Теперь заявки с сайта связаны с базой клиентов в ПФ и Ответственными, все в едином окне и интегрировано в общие бизнес-процессы компании.