Внедрение ПланФикса в систему управления контентом банкетных залов для gorko.ru

Кратко техническое задание (ТЗ) от заказчика было сформулировано следующим образом:

Раньше клиент никогда не пользовался ПланФиксом, поэтому мы с 0 разработали и внедрили систему управления контентом с помощью данного инструмента. Перейдем к этапам внедрения.

В процессе обсуждения задач внедрения ТЗ несколько раз перерабатывалось и уточнялось. Вот итоговая логика работы:

1. Банкетный зал – основная сущность системы. Контент – это страницы заведений на gorko.ru.
2. База всех банкетных залов должна быть выгружена в ПланФикс и ежедневно обновляться. При выгрузке происходит как обновление списка банкетных залов, так и обновление определенных параметров существующих залов: ID, ссылка на заведение на gorko.ru, город заведения, тип размещения ресторана (бесплатно, абонентка, комиссия), скрыто ли заведение (да/нет), удалено ли (да/нет), дата последней синхронизации. 
3. Проверку контента банкетного зала производит руководитель по определенным пунктам. Это большой список пунктов, и каждый пункт имеет свой регламент проверки.
4. На основе проведенной проверки должны быть вынесены пункты по которым требуется доработка (недостатки). И эти пункты должны быть переданы в работу контент-менеджеру как задачи. 
5. Контент-менеджер выполняет задачу и отправляет руководителю на проверку.
6. Руководитель проверяет выполненную задачу. Если задача выполнена верно, то она переводится руководителем в статус Завершенная. Если нет, возвращается на доработку контент-менеджеру.
7. Всего задачи могут принимать следующие статусы: Запланированная, Новая, В работе, Выполнено, На доработку, Завершенная, Невозможно исправить. Переводить задачу в статусы Запланированная, На доработку и Завершенная может только руководитель.
8. Кроме проверки контента банкетного зала по всем пунктам есть ряд других задач по заведениям: Задачи на актуализацию, Задачи по съемкам, Запуск новых заведений. Под задачи такого плана должны быть созданы отдельные канбан-доски.
9. По каждому заведению должна быть видна Дата последней проверки заведения – дата, когда последняя задача по недостатку была переведена в статус Завершенная.
10. Нужно иметь возможность построить Отчеты по выполненным задачам в разрезе сотрудников, банкетных залов, недостатков.

Мы зарегистрировали аккаунт администратора в ПланФикс и перешли к настройке.

1. Было принято решение сущность Контакты в ПланФикс выделить для базы банкетных залов. Таким образом Контакт = Банкетный зал. Были созданы кастомизированные поля для Контакта согласно ТЗ и сформировано техническое задание программисту для выгрузки базы банкетных залов в ПланФикс. По итогу база банкетных залов попала в ПланФикс и стала выглядеть следующим образом:
   
   
2. Разработали карточку задачи по проверке контента банкетного зала по всем пунктам:
   
   
   Данную карточку заводит руководитель на выбранный банкетный зал из базы и проводит его проверку по пунктам из чек-листа. Пункты, в которых все хорошо, просто зачеркиваются, а по недостаткам создаются задачи для контент-менеджеров. Пример проверки:

3.   Разработали карточку задачи по исправлению недостатков:

В данной карточке работает контент-менеджер и по мере выполнения задачи переводит карточку в статус Выполненная.

4.   Разработали канбан-доску для руководителей, в которой они могут наблюдать все задачи по недостаткам, на каком этапе находится каждая задача, менять статусы задач:

Аналогичную канбан-доску разработали для контент-менеджеров, с единственным отличием, что контент-менеджеры в ней могут видеть только свои задачи.

5.   Разработали карточки задач для Задач на актуализацию, Задач по съемкам, Запуск новых заведений и канбан-доски под них:

Аналогичные канбан-доски разработали для контент-менеджеров, с единственным отличием, что контент-менеджеры в ней могут видеть только свои задачи.

6.   Разработали кастомный отчет по недостаткам и заведениям:

7.   После того, как настроили основной функционал системы, добавили сотрудников компании клиента в ПланФикс, распределив по группам, чтобы отличать права доступа к объектам в системе:

8.   Записали видеоинструкции по работе системы для обучения сотрудников.

На этом основные этапы настройки были завершены, все сотрудники были подключены к ПланФикс и начали использовать систему в ежедневной работе.

В результате проделанной работы нами была создана понятная и эффективная система управления контентом банкетных залов. Теперь в едином окне собрана вся информация о банкетных залах и недостатках по их контенту. Руководители могут отслеживать, какие пункты по каждому ресторану выполнены и когда, какие нет и почему, и также видеть статистику в разрезе гео и выработки каждого сотрудника. А сотрудникам легко выполнять задачи по контенту, используя доступный интерфейс программы ПланФикс.