Разработка программы для инвентаризации: от веб-сервиса до автономного ПО

В 2023 году клиент пришёл к нам с задачей сделать небольшой внутренний сервис для сотрудников. Спустя более трёх лет развития система стала одним из рабочих инструментов бизнеса — с использованием разработанного ПО клиент проводит в среднем 40–60 инвентаризаций в месяц. Только с начала 2026 года через систему прошло около 320 объектов,  и теперь её готовят к масштабированию вместе с франшизой. 

Клиент среди главных преимуществ системы сегодня называет функциональность, простоту настройки и запуска и стабильную работу.

Первая программа для инвентаризации представляла собой закрытый веб-сервис для сотрудников компании с минимально необходимым функционалом.

В него можно было загрузить номенклатуру из Excel, после чего сотрудники проводили инвентаризацию по штрихкодам. Система сопоставляла отсканированный код с базой, считала фактическое количество. Количество можно исправить, позицию удалить, результаты разделить на несколько списков, а в конце выгрузить в Excel.

Когда сервис начали использовать на объектах, появились реальные рабочие сценарии, которые невозможно было предусмотреть в первом коротком ТЗ.

Появились дополнительные сущности и сценарии:

• отдельные клиенты и инвентаризации;
• помещения и зоны внутри объекта;
• материально ответственные лица;
• привязка товаров к конкретным зонам;
• сотрудники и разграничение доступа;
• этапы обработки и проверки результатов;
• различные варианты импорта и экспорта данных.

Стало можно создавать отдельное рабочее пространство со своими данными и настройками. Номенклатура загружается для конкретного объекта, а найденное имущество привязывается к конкретным зонам. 

Итог инвентаризации можно получать в разных представлениях, в том числе:

• по товарам — сводное количество;
• по зонам — что и в каком помещении найдено;
• по штрихкодам — более детальная информация по сканированию.

Обычная инвентаризация магазина — примерно 7–50 тыс. единиц товара, склада — 200–500 тыс., при этом на отдельных складах объём может достигать нескольких миллионов единиц. Самая большая загружавшаяся номенклатура содержала около 1 млн строк. 

Следующим этапом разработали для ТСД Android-приложение.

Для инвентаризации с помощью ТСД приложение связывается с основной системой по API: сотрудник выбирает нужный объект и зону и последовательно сканирует находящиеся в ней товары.

В одной из первых полевых проверок клиент обозначил проблему скорости: оператор должен иметь возможность быстро «пропикать» несколько товаров подряд, не ожидая завершения предыдущей операции, так как на большой инвентаризации эта задержка превращается в часы. Мы убрали лишние уведомления и звуковые действия, которые тормозили процесс, и реализовали асинхронное добавление: приложение принимает следующие сканы, не заставляя сотрудника ждать ответа предыдущего запроса.

На крупных объектах одновременно использовалось до 20 терминалов сбора данных.

В разных номенклатурах встречались коды с различным количеством ведущих нулей. Поэтому добавили настройку, позволяющую при необходимости считать 123456, 0123456 и 000123456 одним и тем же штрихкодом.

Позже возник другой кейс — длинные DataMatrix-коды, содержащие более ста символов, хотя для идентификации товара нужна только определённая часть.

Для этого сделали настраиваемую обработку длинных кодов: система может определить такой штрихкод по заданному признаку и использовать только нужное количество символов. Настройку можно включать и отключать в зависимости от объекта.

Для больших номенклатур также используется отдельный индекс штрихкодов, чтобы поиск позиции во время сканирования выполнялся максимально быстро.

У клиента регулярно возникают инвентаризации на объектах, где связь нестабильна или отсутствует вовсе. Поэтому мы разработали локальный вариант системы, не требующей выхода к интернету.

На объект привозится ноутбук, на котором разворачивается серверная часть приложения и локальная база данных. Ноутбук становится сервером внутри локальной сети, а ТСД подключаются к нему по Wi-Fi.

Приложение упаковали в контейнер, чтобы максимально упростить развёртывание системы на рабочих ноутбуках. Подготовили сценарии запуска и обновления, инструкции для пользователя и механизм обновления серверной и мобильной частей.

На практике работа без интернета стала основным способом: около 95% инвентаризаций клиент проводит именно в локальной версии. Онлайн-режим используется там, где сама специфика объекта делает его удобнее — например, на крупной базе отдыха с несколькими многоэтажными зданиями, ресторанами, бассейнами и коттеджами сотрудники работали со смартфонов через онлайн-версию.

За несколько лет первоначальный внутренний веб-сервис превратился в полноценное решение для автоматизации инвентаризации и проведения выездных работ.. 

В результате у клиента есть два сценария работы:

Онлайн-контур — веб-панель для управления инвентаризациями, клиентами, номенклатурой, зонами, сотрудниками и результатами.

Локальный контур — автономная система для проведения инвентаризации на объекте без доступа к интернету с подключением Android-ТСД по локальной сети.

Оба решения развиваются вокруг реального бизнес-процесса компании, механизмы обновления и несколько лет накопленных доработок под реальные инвентаризации.

Путь занял более трёх лет: от простого внутреннего списка отсканированных товаров — до программной системы, которая стала частью технологии оказания услуги и теперь готовится к следующему этапу — масштабированию вместе с франшизой.

В 2026 году владелец бизнеса принял решение сделать следующий шаг — масштабировать направление по франшизе.

Следующий этап — подготовить существующий продукт к тиражированию: организовать лицензирование локальной версии, разделение доступа между франчайзи, централизованные обновления и инфраструктуру для веб-системы. 

Для будущего франчайзи ценность такой системы не только в наборе функций. Он получает технологическую основу, которую не нужно проектировать и разрабатывать с нуля.

Программа уже создавалась вокруг специфики инвентаризационного бизнеса: работы сотрудников на объектах, ТСД, больших номенклатур, помещений и зон, нестандартных штрихкодов, отсутствия интернета и необходимости быстро получать итоговые Excel-файлы. Это сокращает путь от запуска бизнеса до реальной работы с заказчиком. 

Владелец «Скан Контроль» подчёркивает:

ПО — важный инструмент, но не замена технологии ведения бизнеса. При работе с крупными заказчиками и федеральными сетями не меньшее значение имеют организация людей, контроль качества, соблюдение требований клиента и управление рисками.

Поэтому будущий партнёр получает не просто программу для инвентаризации, а часть уже отработанной технологии оказания услуги.

Масштаб самого рынка проектов при этом может быть очень разным: по опыту стоимость одного объекта начинается примерно от 10 тыс. рублей и может достигать нескольких миллионов, а стоимость отдельного крупного проекта — до 6 млн рублей. Для старта небольших работ достаточно команды из менеджера и 1–2 счётчиков.